В помощь бухгалтеру
аудит и консалтинговые услуги
420015, Казань, Подлужная, 60
Меню
(843) 202-07-60
8 (800) 500-52-87
Меню

В помощь бухгалтеру

Спорные вопросы о возмещении расходов по ст.168.1 Трудового кодекса РФ.

Главный специалист 
Ганиева Л.Б. 
тел.: (843) 202-07-63, факс: (843) 590-18-47
E-mail: law@audex.ru

1. Общие положения о возмещении расходов, связанных с разъездным характером работы, а также работой в полевых условиях.
Трудовой кодекс РФ (далее по тексту – ТК РФ)  устанавливает две категории компенсационных выплат, производимых в пользу работников.
К первой относятся компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда, которые согласно ст.129 ТК РФ являются элементами оплаты труда работника и включаются в  заработную плату работника.
Ко второй категории компенсационных выплат, производимых работодателем в пользу работников, относятся компенсации, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.
Эти выплаты в соответствии со ст.164 ТК РФ являются компенсацией расходов работника, связанных с выполнением ими своих трудовых обязанностей.
Порядок возмещения расходов при работе в «полевых условиях» предусмотрен положениями ТК РФ, в частности ст.168.1 ТК РФ.
При этом, обращаем внимание, что трудовое законодательство Российской Федерации в настоящее время не содержит такого понятия, как полевые условия работы.
Однако это понятие содержится в Положении о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах, утвержденном Постановлением Минтруда России от 15 июля 1994 г. N 56 (далее - Постановление N 56).
В соответствии с этим Постановлением работники организаций указанных отраслей, работающие в полевых условиях, имели право на получение полевого довольствия.
Данный нормативный документ в настоящее время не действует (Приказ Минздравсоцразвития России от 20 мая 2009 г. N 252н "О признании утратившими силу некоторых актов Министерства труда Российской Федерации").
В связи с отменой Постановления N 56 с 17 июня 2009 г., возможность выплаты полевого довольствия получили любые предприятия независимо от вида осуществляемой ими деятельности.
Данным Постановлением было определено, что полевые условия - это особые условия  необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.
Из данного определения вытекает, что работа в полевых условиях всегда предполагает наличие служебных поездок работников организации, которые не рассматриваются трудовым правом в качестве служебных командировок. Следовательно, расходы работодателя, связанные со служебными поездками работников, чей труд осуществляется в полевых условиях, не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов, порядок возмещения которых определен ст.168 ТК РФ.
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера предусмотрено ст.168.1 ТК РФ, согласно которой:
«Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
·         расходы по проезду;
·         расходы по найму жилого помещения;
·         дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
·         иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором».
Обращаем внимание, что состав возмещаемых расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, работающих в полевых условиях, не является исчерпывающим.
С точки зрения ТК РФ возмещение работникам расходов, связанных с работой в полевых условиях, относится к группе компенсационных выплат, признаваемых компенсациями на основании ст.164 ТК РФ. Таким образом, такие компенсации не являются элементами оплаты труда работника, то есть не включаются в его заработную плату. (СМ.  Письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87, Письмо ФНС России от 10 сентября 2008 г. N ШС-6-3/643@,   Письмо УФНС России по г. Москве от 1 марта 2010 г. N 16-15/020874).
Принципиальное значение имеет соответствие выплаты именно тому типу компенсаций, который предусмотрен ст.168.1  ТК РФ.
Если работодатель вместо того, чтобы компенсировать работнику расходы, связанные с разъездным характером работы, будет производить ему доплату к должностному окладу за характер труда, тогда данную льготу применить будет нельзя. (СМ. Постановление ФАС Поволжского округа от 18.05.2012 по делу N А12-12942/2011. Определением ВАС РФ от 09.08.2012 N ВАС-10764/12 отказано в передаче дела N А12-12942/2011 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления).
Также, согласно письма Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100  оплату питания работников с разъездным характером работы в расходы, поименованные ст.168.1 ТК РФ  включать нельзя.
2. Процедура возмещения работникам расходов, связанных с разъездным характером, а также с работой в полевых условиях.
1.       Во-первых, предприятие должно  определить перечень работ, профессий, должностей работников, которые трудятся в полевых условиях.
Поскольку действующим законодательством  перечень работ, осуществляемых в полевых условиях, не установлен, то Вы вправе пользоваться самостоятельными критериями.
2.       Во-вторых,  нужно определить конкретные размеры и порядок возмещения указанных расходов.
3.       В-третьих, перечень работ, профессий, должностей, а также размер и порядок возмещения этих расходов  необходимо закрепить в коллективном договоре, соглашении или в ином локальном нормативном акте предприятия, например в приказе.
4.       В-четвертых, необходимо определить  нормы полевого довольствия.
Например,  можно установить либо одинаковыми для всех, либо дифференцированно в зависимости от характера выполняемых работ или от климатических условий местности, в которой работает работник.
Недопустимо, чтобы эти размеры зависели от занимаемой должности, суммы оклада, наличия образования  или  особых характеристик работника.
Если предприятие  установит руководящим работникам  VIP-размеры полевого довольствия, то сумма превышения над предусмотренным для остальных работников размером полевого довольствия будет признаваться экономической выгодой данных лиц. Соответственно, в силу ст.41 НК РФ доход в виде экономической выгоды будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
На наш взгляд, наиболее целесообразно установить размер полевого довольствия в твердой сумме с определением периодичности его пересмотра, например, раз в год.
Как указывалось выше, согласно ст.168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Условия, определяющие характер работы (разъездной, в полевых условиях)  также необходимо отразить в  трудовом договоре согласно ст.57 ТК РФ.
  За несоблюдение положений ст.57 ТК РФ работодателю грозит штраф  по ч.1 ст.5.27 КоАП РФ
Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Хотя ст.168. 1 ТК РФ разрешает оговаривать нормы полевого довольствия непосредственно в трудовом договоре, не рекомендуем это делать во избежание спорных ситуаций с контролирующими органами, поскольку налоговые органы могут отнести эту сумму к расходам на оплату труда как дополнительную индивидуальную выплату работнику.
Рекомендуем в трудовом договоре сделать ссылку на коллективный договор или отраслевое соглашение либо иной локальный нормативный акт предприятия, в котором утверждено возмещение данных расходов.
5.       В–пятых, необходимо иметь  документальное подтверждение того, что труд работника осуществляется в полевых условиях.
Для этого,  рекомендуем самостоятельно определить состав документов, с помощью которых будут подтверждаться расходы, связанные с полевым характером работ, и закрепить их использование в учетной политике предприятия.
3. О порядке включения  в налоговую базу НДФЛ сумм полевого довольствия.
В соответствии с ст.209 Налоговым кодексом РФ (далее по тексту – НК РФ) объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налоговыми резидентами РФ как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, - только от источников в РФ.
Все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, исчисляемой в соответствии со ст.212 НК РФ, учитываются при определении налоговой базы (п.1 ст.210, пп.3 п.2 ст.211НК РФ).
Согласно п.1 ст.226 и пп.1 п.2 ст.24 НК РФ организация, в которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать у него и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст.224 НК РФ. При этом налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п.2 ст.226 НК РФ).
Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
При этом указанной статьей предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Обращаем внимание, что ограничений в отношении сумм полевого довольствия, освобождаемых от обложения НДФЛ, в отличие от суточных, налоговым законодательством не установлено.
Таким образом, компенсационные выплаты за работу в полевых условиях, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, как это установлено ч.2 ст.168.1 ТК РФ, не подлежат обложению НДФЛ.
(СМ.:  Письма Минфина России  от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 02.09.2011 N 03-04-06/0-197, от 18.04.2011 N 03-04-06/6-96, от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230,   от 29.12.2006 N 03-05-02-04/193, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252; Письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19, а также, определение ВАС РФ от 9 июля 2014 г. № ВАС-8467/14).
4. Страховые взносы на обязательные виды социального страхования.
Порядок исчисления и уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды регулируется нормами Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).
Согласно Закону N 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками следующих страховых взносов:
·         на обязательное пенсионное страхование;
·         на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
·         на обязательное медицинское страхование.
В соответствии со ст.7 Закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами.
При этом, как сказано в ст.8 Закона N 212-ФЗ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц по трудовым договорам, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч.1 ст.7 Закона N 212-ФЗ, начисленных работодателем за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Пунктом 2 ч.1 ст.9 Закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе в связи с выполнением работником трудовых обязанностей.
На основании ч.1 ст.9 Закона N 212-ФЗ у предприятия, производящего компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними локальными нормативными актами, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования.
 Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы предприятия, облагаются страховыми взносами в общем порядке.
(СМ. Письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. N 406-19, п.1 Письма ФСС РФ от 2 апреля 2010 г. N 02-03-16/08-526П).
5. Налог на прибыль
Согласно ст.164 ТК РФ денежные выплаты в пользу физического лица за работу в полевых условиях  признаются компенсациями и не являются  элементом оплаты труда работника.
В соответствии со ст.168.1 ТК РФ  выплата компенсаций является обязанностью работодателя по отношению к работнику, невыполнение которой может повлечь за собой привлечение работодателя к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ.
Если расходы налогоплательщика связаны с получением дохода, обоснованы и документально подтверждены, он вправе учесть их в составе налогооблагаемых расходов для целей исчисления налога на прибыль. Это вытекает из п.1 ст.252 НК РФ.
Как сказано в Письме Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87, такие компенсации учитываются работодателем в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.49 п.1 ст.264 НК РФ.
(СМ.: Письмо ФНС России от 10 сентября 2008 г. N ШС-6-3/643@, Письмо УФНС России по г. Москве от 1 марта 2010 г. N 16-15/020874).
Таким образом, при соблюдении всех перечисленных выше условий, Вы сможете  беспрепятственно возмещать своим работникам расходы, установленные ст.168.1 ТК РФ.


Перезвоним и ответим на Ваши вопросы!

Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке*

Наши клиенты

Напишите нам: