Корпоративные банковские карты: выбираем, оформляем, учитываем
аудит и консалтинговые услуги
420015, Казань, Подлужная, 60
Меню
(843) 202-07-60
8 (800) 500-52-87
Меню

Корпоративные банковские карты: выбираем, оформляем, учитываем

  Князева Яна,

эксперт департамента аудита компании "Аудэкс"

Корпоративные банковские карты все шире применяются в расчетах с подотчетными лицами. Это платежное средство удобно использовать для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов организации. С помощью корпоративной карты работник может оплачивать товары, услуги безналичным путем, а также получать наличные на расходы в банкоматах и банках. Какой из видов корпоративных карт выбрать, как их оформить и как отражать в учете связанные с ними операции, расскажем в статье.

Какие преимущества дает использование корпоративной банковской карты?

1) Работник получает круглосуточный доступ к денежным средствам организации.

2) Рублевые средства автоматически конвертируются в валюту платежа при оплате услуг за рубежом.

3) Сокращается документооборот, упрощается учет и экономится время.

Деньги выдаются под отчет, минуя кассу. Бухгалтеру не нужно выписывать чек и получать наличные в банке. Не надо приходовать наличные в кассу, выдавать их работнику и оформлять кассовые документы. Не нужно делать записи в кассовой книге (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20.12.2012 N А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 N А33-15574/2012).

Работнику не нужно писать заявление на получение денег под отчет и визировать его у руководителя, как того требует пункт 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

4) Работник может получить подотчетные средства, даже если не отчитался по ранее полученной сумме.

Не нужно выполнять требование пункта 6.3 Порядка ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У), согласно которому наличные из кассы под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме. Ведь в данном случае кассовые операции не осуществляются.

5) При расчете корпоративной картой не нужно соблюдать лимит расчета наличными.

Напомним, в настоящий момент предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора составляет 100 000 рублей (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). Данное ограничение при оплате расходов корпоративной картой не действует, так как речь идет о безналичных расчетах. При этом организация может установить свой лимит расчетов корпоративными картами.

Важно также отметить, что в случае снятия подотчетником наличных с карты через банкомат и дальнейшей оплаты ими товаров (работ, услуг) от лица организации требуется соблюдать лимит.

6) Расходы, производимые с использованием карты, работник может контролировать в режиме online.

7) Снижаются расходы и риски, связанные с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств.

Какие виды корпоративных карт существуют?

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды банковских карт (Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»):

– Дебетовая карта. Используется для совершения операций ее держателем (работником) в пределах расходного лимита – суммы денежных средств организации, находящихся на ее банковском счете. К такой карте может быть предусмотрен овердрафт – кредит, предоставляемый банком организации при недостаточности или отсутствии денег на ее счете;

– Кредитная карта. Используется для совершения ее держателем (работником) операций за счет денежных средств, предоставленных банком организации в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора. 

И те и другие корпоративные карты могут быть именными и неименными.

Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Его имя и фамилия указываются на лицевой стороне карты. Иные лица не вправе осуществлять операции по ней.

Неименные карты выпускаются на компанию. Обезличенной корпоративной картой может пользоваться любое лицо из утвержденного списка подотчетников. В случае увольнения сотрудника и поступления на работу нового подотчетника не придется перевыпускать карту.

На практике наиболее распространенными в использовании являются дебетовые корпоративные карты. Они могут быть выпущены либо к специальному карточному счету, либо к расчетному счету организации.

Плюсом привязки корпоративных карт к расчетному счету является то, что подотчетные лица в любое время суток имеют открытый доступ к денежным средствам организации. Это же является и недостатком таких карт с точки зрения сохранности средств на счете. Однако доступ к ним можно ограничить, установив по картам лимит.

Денежные средства, переведенные на специальный карточный счет, отделены от основных денег организации. Для его пополнения средства необходимо перечислить с расчетного счета организации. Ранее недостатком открытия специального карточного счета являлась необходимость сообщать об этом в налоговый орган и внебюджетные фонды. Однако обязанность сообщать об открытии (закрытии) счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений отменена:

– с 01.05.2014 – для сообщений в ПФР и ФСС (Закон от 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– с 02.05.2014 – для сообщений в ИФНС (Закон от 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Как оформить корпоративные банковские карты?

Договор с банком

После того как сделан выбор в пользу какого-либо вида корпоративных карт, заключается договор с банком об их выпуске и обслуживании. Банк-эмитент устанавливает условия выпуска корпоративных карт, перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как правило, к договору банк требует приложить следующие документы:

  • список сотрудников организации, которые будут пользоваться картами; 
  • заявления сотрудников на выпуск карт; 
  • доверенности от организации на сотрудников-держателей карт;
  • документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета, и др.

Локальный нормативный акт

Чтобы лучше организовать учет и контроль за расходованием денег организации, рекомендуем разработать внутренний документ, в котором подробно прописать порядок использования корпоративных банковских карт. В частности, в него следует включить следующие основные положения:

Положение

Комментарий

Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте

Важно, чтобы работники знали и понимали, что корпоративные карты нельзя использовать для оплаты личных покупок. Корпоративными картами можно оплачивать расходы, связанные исключительно с деятельностью организации, такие как командировочные, представительские, хозяйственные.

Лимиты расчетов по корпоративным картам

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Организация может установить как постоянные, так и временные лимиты. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Срок, в течение которого работник должен отчитаться по средствам, израсходованным с использованием корпоративной карты

 

Каких-либо временных рамок предоставления отчета для случаев безналичного расчета законодательство не устанавливает. Срок, установленный в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У для предоставления авансового отчета, распространяется только на случаи получения наличных из кассы организации. Поэтому работнику нет необходимости сдавать авансовый отчет после каждой покупки, оплаченной с помощью корпоративной карты. Делать это можно реже. Выбранный организацией срок целесообразно закрепить в локальном акте.

Форма авансового отчета

Для авансового отчета по использованию корпоративной карты организации могут применять как унифицированную форму N АО-1, так и самостоятельно разработанную, содержащую все обязательные реквизиты, поименованные в статье 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В первом случае, заполняя авансовый отчет, в строке «Получен аванс» работник укажет сумму, которую снял с карты. В ней же он пропишет сумму, которую потратил, рассчитываясь с помощью карты безналичным путем, и ту же сумму проставит в строке «Израсходовано».

Во втором случае за основу можно взять опять же форму N АО-1. В ней, к примеру, строку «Получен аванс» можно заменить строками «Получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «Использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов». Можно дополнить авансовый отчет по использованию корпоративной карты следующими сведениями:
реквизиты корпоративной карты (ФИО держателя, тип, номер и срок действия);
остаток денежных средств на карте на момент ее получения и возврата;
информацию о пользовании кредитным лимитом.

Перечень основных документов, подтверждающих расходы

Расходы по карте подтверждают слип-чеками по покупкам и чеками терминала, если сотрудник получал наличные деньги через банкомат (пополнял карту наличными). В последнем случае к чекам прикладывают обычную первичку, подтверждающую расходы (чеки ККТ, квитанции БСО, накладные, товарные чеки и т.д.).

Порядок взыскания с работника средств при отсутствии или непредставлении в срок документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты

 

Средства, использованные с карты, по которым держатель не представил в установленный срок отчет или подтверждающие документы, удерживаются из его зарплаты в соответствии с трудовым законодательством.

Следует иметь в виду, что, по мнению налоговиков, если сотрудник своевременно не отчитался по расходованию денежных средств или не вернул полученные под отчет средства, у него возникает доход, с которого работодатель удерживает НДФЛ. Согласны с таким выводом и судьи (постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12 и N 13510/12, ФАС Западно-Сибирского от 19.02.2014 N А45-25321/2012, ФАС Восточно-Сибирского от 24.01.2014 N А19-2278/2013).

 

С утвержденным в организации порядком применения и использования корпоративных карт их держателей следует ознакомить под подпись.

Можно обойтись без разработки внутреннего положения о порядке использования корпоративных карт как отдельного документа. Но тогда такой порядок должен быть прописан в других локальных нормативных актах. Например, в положениях о порядке возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах, а также представительских расходах.

Приказ, определяющий круг работников, которые вправе использовать корпоративные карты

Если организация открывает неименные карты, то передача их сотрудникам осуществляется на основании приказа руководителя. В случае увольнения сотрудника, поступления на работу нового подотчетника придется предоставить в банк обновленный приказ.

Договор о полной материальной ответственности

С сотрудниками-держателями корпоративных карт организации целесообразно заключить договоры о полной материальной ответственности, в которых описать недопустимость разглашения третьим лицам сведений о ПИН-коде карты, ответственность за нарушение установленного порядка ее использования, порядок возмещения ущерба. В этом случае организация вправе будет потребовать у сотрудника, виновного в недостаче средств на карте, возмещения полного действительного ущерба (ст.242 ТК РФ).

При этом следует иметь в виду, что работодатель не вправе заключать договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками, должность которых или конкретная поручаемая им работа не предусмотрены в специальном Перечне, утвержденном постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1). Ответственность таких сотрудников перед работодателем в случае недостачи средств на корпоративной карте установлена в пределах среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Книга учета оформленных корпоративных карт

Выдачу и возврат корпоративных карт рекомендуем фиксировать в специальной книге учета оформленных корпоративных карт. Альтернативой такой книге может быть акт приема-передачи карты. Разработать формы этих документов организации могут самостоятельно (с учетом обязательных для первичных документов реквизитов).

 

Выдержка из книги учета оформленных корпоративных карт или акта приема-передачи карты

ФИО работника и его должность

Реквизиты карты (наименование банка, номер карты, срок ее действия, тип карты)

Остаток денежных средств на карте

Кредитный лимит

Подпись, подтверждающая факт передачи сотруднику конверта с ПИН-кодом

Иванов И.И.

1111111111111111

1000,00 руб.

50 000,00 руб.

Иванов

 

Большинство платежных карт имеет код CCV – код, запрашиваемый при оплате через Интернет (указан на оборотной стороне карты). Во избежание мошеннических действий целесообразно не указывать его в акте приема-передачи карты.

Как вести бухгалтерский учет корпоративных карт?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт, является выдаваемый банком реестр платежей или электронный журнал. Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. Затем такие документы могут быть переданы организации.

Движение денежных средств на банковских картах может отражаться с использованием счета 55 «Специальные счета в банках» с выделением отдельного субсчета, например «Корпоративные карты» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н).

При построении аналитического учета по этому субсчету необходимо исходить из условий использования корпоративных карт:

  • Если по карточному счету установлен неснижаемый остаток, то целесообразно открыть субсчета следующего порядка «Неснижаемый остаток», «Платежный лимит».
  • Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается в аналитике по каждому счету (каждому держателю карты).
  • Если к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт разных сотрудников, имеющих право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита, то появляется необходимость ведения аналитического учета в разрезе держателей карт.
  • Возможно открытие субсчетов второго порядка субсчета «Специальный карточный счет в банке» в разрезе хозяйственных, командировочных и представительских расходов в зависимости от организационных, экономических и других особенностей организации, а также в целях сближения бухгалтерского и управленческого учетов.

 

Бухгалтерские проводки, которыми отражаются операции с использованием корпоративной банковской картой, зависят от типа карты.

Дебетовая карта

Блок бухгалтерских проводок для дебетовой корпоративной карты

Дебет

Кредит

Операция

Комментарий

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

51 «Расчетный счет» (в рублях)

52 «Валютный счет» (в инвалюте)

Зачисление денежных средств на корпоративную карту

 

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

57 «Переводы в пути»

Зачисление денежных средств на корпоративную карту

Расчетный счет организации и специальный карточный счет открыты в разных банках, имеется задержка во времени по поступлению денежных средств.

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

91/1 «Прочие доходы»

Отражена сумма положительной курсовой разницы

Если стоимость товаров (работ, услуг) выражена в иностранной валюте (оплата происходит за границей), а корпоративная карта оформлена в рублях, пересчет происходит по курсу (внутреннему курсу Visa или MasterCard), действующему на дату совершения операции (п.7 ПБУ 3/2006).

91/2 «Прочие расходы»

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

Отражена сумма отрицательной курсовой разницы

91/2 «Прочие расходы»

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

Начисление расходов по обслуживанию корпоративных карт

Периодически в соответствии с условиями договора банка

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

Списание средств с карты

Моментом, когда деньги считаются выданными под отчет, является день их снятия или подтверждения операции по оплате товаров (работ, услуг).

20, 26, 44, 60, 19

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отражение хозяйственных расходов за товары (работы, услуги)

Пока работник не передаст в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы, деньги, списанные со счета корпоративной карты, считаются выданными работнику под отчет. При этом неважно, снимал сотрудник наличные или платил непосредственно с карты.

 

Кредитная карта

Операции по кредитной карте условно можно поделить на 2 части:

1) Использование собственных средств – отражение согласно системе бухгалтерских проводок, описанной для дебетовой корпоративной карты;

2) Использование кредитного лимита карты.

Блок бухгалтерских проводок по использованию кредитного лимита корпоративной карты

Дебет

Кредит

Операция

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Списаны денежных средств за счет кредитного лимита

91/2 «Прочие расходы»

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Начислены проценты за пользование кредитом

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

51«Расчетный счет»

Погашены проценты за пользование кредитом

 

Работник не отчитался за использования денег с корпоративной карты

Как уже было сказано, если должность сотрудника или поручаемая ему работа не предусмотрены в специальном перечне Минтруда, заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя. Тогда сумма ущерба, которая может быть взыскана с сотрудника, не должна превышать его среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ).

Если работник в установленный организацией срок не представит документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то работодатель может удержать их из зарплаты работника. Но имейте в виду, принять решение об удержании можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетных средств, и в размере не более 20% (ст.137, 138 ТК РФ). Кроме того, работодатель должен доказать размер ущерба и вину работника и получить его согласие на удержание. Если хотя бы одно из перечисленных условий не выполняется, удержание из зарплаты незаконно. Тогда работодатель может обратиться за взысканием средств с работника в суд (ст.248 ТК РФ).

Чтобы предотвратить такие ситуации, можно установить «карточный» лимит на уровне среднемесячного заработка.

Бухгалтерские записи касательно данной ситуации будут выглядеть следующим образом:

Дебет

Кредит

Операция

Основание

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

55 «Специальный карточный счет» - субсчет «Корпоративные карты»

Отражение материального ущерба в связи с отсутствием оправдательных документов или использование денежных средств на корпоративной карте на личные цели

Бухгалтерская справка, выписка банка

50 «Касса»

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Возмещение ущерба работником через кассу

Справка бухгалтера

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Удержание ущерба из заработной платы сотрудника

 

 Князева Яна, эксперт департамента аудита компании "Аудэкс"

(843) 202-07-06

 

 


Перезвоним и ответим на Ваши вопросы!

Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке*

Напишите нам: