Решаем проблему: груз прибыл, а документов нет
аудит и консалтинговые услуги
420015, Казань, Подлужная, 60
Меню
(843) 202-07-60
8 (800) 500-52-87
Меню

Решаем проблему: груз прибыл, а документов нет

Довольно распространена ситуациякогда груз поступает в компанию без документовОсобенно актуально это для строительных организацийМежду темдалеко не все бухгалтеры знаюткак поступать в таких обстоятельствахВ результате накапливается пересортицаотчетность искажаетсяа материалы списываются под несуществующие заказыПоэтому мы решили рассказать о томкак правильно учесть проблемные поставки.

При аудиторских проверках строительных организаций встречаются случаи, когда списание материально-производственных запасов (далее – МПЗ) в бухгалтерском учете (даже по количеству) не соответствует списанию МПЗ в отчетах материально-ответственных лиц, в актах на списание МПЗ, в локальной смете, в акте выполненных работ по форме КС-2.

В чем дело? Почему в бухучете отсутствуют МПЗ, например, строительные материалы или оборудование к установке, которые фактически использовались на строительной площадке? Ответ прост: материалы поступили в организацию без сопроводительных документов: не был приложен счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком.

Бывает, что груз доставлен по товарно-транспортной накладной, где отражены только номенклатура и количество доставленных материалов, или груз поступил вообще без документов.

Как правило, поставкой МПЗ занимается отдел маркетинга, склады также находятся в его ведении. Кладовщик как-то фиксирует приход, чтобы не останавливать строительство, выдает МПЗ материально-ответственному лицу, но в бухгалтерию организации документы на приход не поступают.

Получив материальные ценности без первичных документов, некоторые бухгалтеры, даже зная об этом, не приходуют их, полагая, что делать этого нельзя.

Приход МПЗ в таких нерадивых организациях появляется на счетах бухгалтерского учета только тогда, когда поступят расчетные документы от поставщика.

В результате в отчетном периоде идет искажение фактов хозяйственной деятельности на счетах бухучета. А это, в свою очередь, рискованно тем, что можно потерять контроль над фактическим расходованием МПЗ. Вероятно, что придется списывать МПЗ под несуществующие заказы и объемы работ (услуг). Возможны пересортица при списании материалов и искажение отчетности. Поговорим о том, как этого избежать.

Составляем акт о приемке материалов

Вообще говоря, поставки материальных запасов, на которые отсутствуют расчетные документы, называются неотфактурованными поставками.

Законодатели предусмотрели подобные случаи, даже не разрешив, а обязав показывать в бухучете неотфактурованные поставки. Порядку их учета посвящена часть 5 Раздела 1 Методических указаний по бухучету МПЗ (утв. приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. N 119н, далее – Методические указания).

Итак, неотфактурованные поставки принимаются на склад в следующем порядке.

В момент приемки МПЗ оформляется акт по форме N М-7 (утв. постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а). Составляют его члены приемной комиссии организации, в которую поступил материал без счета поставщика.

В акте отражается фактическое количество МПЗ, поступивших без документов.

Если определить стоимость поступивших материальных запасов невозможно, то в документе указывают цены последнего поступления данных материальных запасов, или их оценивают по рыночной стоимости.

В качестве рыночной можно использовать цену, указанную в договоре (п.1 ст.40 НК РФ). Хотя это правило применяется для целей налогообложения, считаем, что в данной ситуации им также можно руководствоваться.

После окончания приемки комиссия подписывает акт. Его также должны «утвердить своей росписью» материально ответственное лицо, принявшее МПЗ на хранение, и руководитель организации.

После этого один экземпляр подписанного акта передается в бухгалтерию организации – получателя МПЗ, второй остается у материально ответственного лица (далее – МОЛ), принявшего МПЗ на хранение, а третий отсылается поставщику.

 Несколько тонкостей бухучета

Следует учесть, что неотфактурованными считаются поставки МПЗ в том случае, когда у покупателя с поставщиком заключен договор купли-продажи (ст.456 ГК РФ).

Если такого договора нет, то полученные без расчетных документов МПЗ считаются бес-хозными, и их следует учитывать на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Такие МПЗ не могут использоваться организацией–покупателем. Исключение – случаи, когда груз является скоропортящимся, или затраты на его хранение слишком велики. Тогда компания свободна в своих действиях и может продать материалы или пустить их в производство для собственных нужд. Приходуются они по рыночной стоимости. При этом выручку от продажи или их рыночную стоимость при использовании МПЗ для своих целей (за минусом расходов на хранение и других аналогичных затрат) придется вернуть собственнику материалов. Об этом сказано в пункте 54 Методических указаний.

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.

При поступлении материальных запасов следует проверить, не относятся ли они в бухучете к материалам в пути, то есть ранее оплаченным, но не поступившим в организацию.

Рассмотрим на примере отражение бухгалтерских записей по неотфактурованным поставкам.

 Пример

ООО «Стройсервис» получило груз – строительные материалы в мае 2009 года, а расчетные документы поставщика поступили только в июле.

Бухгалтер организации сделал следующие проводки.

 май 2009 года

 Дебет 10-8 Кредит 60-н

– 12 000 руб. – оприходованы на склад МПЗ без документов поставщика по цене предыдущей поставки (учетная цена) по форме М-7 как неотфактурованные поставки;

 Дебет 10-8/мол Кредит 10-8

– 12 000 руб. – переданы прорабу (МОЛ) в подотчет неотфактурованные МПЗ;

 Дебет 20 Кредит 10-8/мол

– 12 000 руб. – списаны МПЗ в расходы на строительный объект по отчету МОЛ.

 июль 2009 года

 Дебет 10-8 Кредит 60

– 13 000 руб. – поступили расчетные документы от поставщика (уточняется запись по приходу МПЗ);

 Дебет 19 Кредит 60

– 2340 руб. – отражен входной НДС по счету-фактуре;

 Дебет 10-8 Кредит 60-н

– 12 000 руб. – методом красного сторно сторнируется запись по неотфактурованной поставке мая 2009 года;

Дебет 68 Кредит 19

– 2340 руб. – НДС поставлен к возмещению из бюджета;

 Дебет 20 Кредит 10-8

– 1000 руб. – бухгалтерской справкой досписывается стоимость МПЗ на строительный объект (в примере: условная цифра).

 Примечание:

Если материалы уже отпущены в производство, то корректировка зависит от применяемого метода оценки материальных запасов, отпускаемых в производство, согласно учетной политике организации.

 Дебет 60 Кредит 51

– 15 340 руб. – МПЗ оплачены поставщику.

Также следует знать, что учетная цена не меняется, если расчетные документы поступили после того, как год закрыт, то есть отчетность сформирована и представлена в инспекцию (п.41 Методических указаний). Условно говоря, если по материалам, поступившим на склад в декабре 2008 года, документы от поставщика пришли только в марте 2009 года, и до этого времени бухгалтер уже успел сдать отчетность, корректировать стоимость не нужно (даже если материалы еще не списаны в производство, а находятся на складе). При получении же расчетных документов, в которых указана сумма, отличающаяся от той, по которой приходовался груз, бухгалтеру необходимо сделать проводки (на показателях предыдущего примера):

 декабрь 2008 года

 Дебет 10-8 Кредит 60-н

– 12 000 руб. – оприходованы на склад МПЗ без документов поставщика по цене предыдущей поставки по форме N М-7;

Дебет 10-8/мол Кредит 10-8

– 12 000 руб. – переданы прорабу (МОЛ) в подотчет неотфактурованные МПЗ;

 Дебет 20 Кредит 10-8/мол

– 12 000 руб. – списаны МПЗ в расходы на строительный объект по отчету МОЛ;

 март 2009 года

 Дебет 60-н Кредит 60

– 12 000 руб. – расчеты с поставщиком переведены из неотфактурованных в обычные расчеты с поставщиками и подрядчиками;

 Дебет 91-2 Кредит 60

– 1000 руб. – скорректирована кредиторская задолженность (как убытки прошлых лет – при ее увеличении, и как прибыль прошлых лет – при ее уменьшении);

 Дебет 19 Кредит 60

– 2340 руб. – отражен входной НДС по счету-фактуре;

 Дебет 68 Кредит 19

– 2340 руб. – НДС поставлен к возмещению из бюджета;

 Дебет 60 Кредит 51

– 15 340 руб. – МПЗ оплачены поставщику.

Итак, пришедшие без документов ценности оприходованы. По мере списания материалов в производство их стоимость отнесется на затраты (причем это применимо и для продажи товаров). Но только в бухгалтерском учете.

 В налоговом учете без «первички» не обойтись

Неотфактурованные материальные ценности в налоговом учете должны приниматься по цене, указанной в акте на приемку материалов. Здесь затраты по списанию МПЗ в производство показать не удастся на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ, где сказано, что одним из основных условий для признания расхода является его документальное подтверждение. А раз поставщик не предоставил «первичку» на МПЗ, то очевидно, что расход топлива не подтвержден необходимым документом.

Правда, есть мнение, что подобные затраты можно учесть при налогообложении, так как первичный документ все же есть – акт о приемке материалов. По нашему мнению, этого явно недостаточно, так как по законодательству любая поставка должна сопровождаться первичными документами поставщика.

В общем, налицо ситуация, когда бухгалтерский учет не совпадает с налоговым. В первом – расход есть, во втором – он откладывается на неопределенное время. В итоге появляется вычитаемая временная разница, влекущая за собой образование отложенного налогового актива. Но это лишь в том случае, если документы не успеют дойти до списания материалов в производство или если речь идет о товарах – до момента их продажи.

 Когда поставить НДС к вычету?

В обычной ситуации при оприходовании товара делаются одновременно две проводки: по одной показывается стоимость товаров без учета входного НДС, по другой – входной НДС. Естественно, при условии, что поставщик является плательщиком НДС и имеет право его выставлять.

При этом налог можно считать предъявленным лишь тогда, когда у покупателя имеется на руках либо счет-фактура, либо какой-либо из расчетных документов, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Раз нет ни одного из этих документов, оснований выделять налог на дебет счета 19 «НДС» у бухгалтера не имеется.

Соответственно, и вычет входного НДС будет производиться при поступлении счета-фактуры.

 Проводим инвентаризацию расчетов

При инвентаризации расчетов согласно приказу Минфина от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (п.3.45.):

«Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами».

 Бухгалтерские регистры учета

При использовании компьютерной программы «1С:Подрядчик строительства» учет неотфактурованных поставок ведется в Журнале «Учет материалов по неотфактурованным поставкам», где позиционным методом отображаются: дата поступления материала, документ, место хранения, контрагент, сумма. Заводятся данные в программу по регистру «Поступление материалов по неотфактурованной поставке».

Анна Гордеева

Аудитор компании "Аудэкс"


Перезвоним и ответим на Ваши вопросы!

Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке*

Наши клиенты

Напишите нам: